¿En qué consiste el procedimiento de declaración de herederos y cómo se tramita?

Cuando una persona fallece, lo habitual es comprobar si otorgó testamento. Si existe testamento válido y eficaz, la sucesión se ordenará conforme a lo dispuesto en él. Sin embargo, cuando no hay testamento, este no es válido o no regula toda la herencia, puede ser necesario tramitar una declaración de herederos.

A continuación vamos a ver la finalidad de la declaración de herederos y todo lo que hay que saber acerca de su desarrollo.

¿Qué es una declaración de herederos?

La declaración de herederos, llamada también declaración de herederos abintestato, es el trámite a través del cual se deja constancia de quiénes deben ser considerados herederos cuando la sucesión no puede resolverse mediante testamento. Ahora bien, el acta no distribuye los bienes del fallecido: después será necesario seguir con los trámites propios de la herencia, como la aceptación, la partición en su caso y el pago de impuestos.

Su regulación se encuentra en los artículos 55 y 56 de la Ley del Notariado y el artículo 209 bis del Reglamento de la organización y régimen del Notariado.

¿Cuándo es necesaria la declaración de herederos?

La declaración de herederos es necesaria cuando procede la sucesión legítima o intestada. Esto ocurre en los casos previstos en el artículo 912 del Código Civil, por ejemplo: cuando el fallecido no dejó testamento o el que dejó es nulo, o cuando no contiene institución de heredero para todos o parte de los bienes.

En estos supuestos, no es la voluntad expresada en un testamento la que determina quién hereda, sino el orden establecido por la ley.

¿Quiénes pueden heredar en una sucesión intestada?

Cuando no se puede aplicar un testamento, la herencia corresponde, por el siguiente orden:

1. A los hijos y, si alguno de ellos ya ha fallecido, a sus descendientes.
2. A los padres y, si ninguno de ellos vive, a sus ascendientes.
3. Al cónyuge viudo. Cuando heredan los hijos o descendientes, o los padres o ascendientes, también le corresponde el usufructo de una parte de la herencia. En cualquier caso, se exige que no estuviera separado del causante al abrirse la sucesión, ni legalmente ni de hecho.
4. A los hermanos y, si alguno de ellos ya ha fallecido, a sus hijos, es decir, a los sobrinos del causante.
5. A los demás parientes en línea colateral dentro del cuarto grado.

Si no existen personas con derecho a heredar, heredará el Estado.

¿Quién puede iniciar el procedimiento?

La declaración de herederos puede ser solicitada por quienes se consideren con derecho a suceder abintestato, siempre que se encuentren dentro de los grupos previstos por la Ley del Notariado: descendientes, ascendientes, cónyuge, persona unida al fallecido por una relación análoga a la matrimonial o parientes colaterales.

El hecho de poder promover el expediente no implica, por sí solo, que la persona solicitante vaya a ser finalmente reconocida como heredera. El notario deberá comprobar si, según el orden sucesorio aplicable, la persona solicitante o las personas designadas tienen realmente derecho a la herencia. Concretamente, la pareja, si no estaba casada con el causante, no es heredera abintestato, aunque se le permita solicitar la declaración de herederos por su posible interés legítimo.

Además, la Ley del Notariado permite que el acta se inicie a requerimiento de cualquier persona que, a juicio del notario, tenga interés legítimo.

¿Ante qué notario se tramita?

El expediente debe tramitarse ante un notario competente. El solicitante puede elegir entre el notario del lugar donde el causante tuvo su último domicilio o residencia habitual, el del lugar donde se encuentre la mayor parte de su patrimonio o el del lugar en que hubiera fallecido, siempre que esos lugares estén en España.

También se puede acudir a un notario de un distrito colindante a cualquiera de los anteriores. Si no resulta de aplicación ninguno de esos criterios, será competente el notario del domicilio de quien solicita el acta.

¿Qué documentos son necesarios?

Para comenzar el expediente, deben reunirse los documentos que permitan comprobar los datos esenciales de la sucesión: el fallecimiento, la identidad y domicilio del causante, la ausencia o ineficacia de un título sucesorio y el vínculo familiar de quienes pretenden ser reconocidos como herederos.

Entre los documentos habituales se encuentran el certificado de defunción, el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad, la documentación que acredite el último domicilio del fallecido y los certificados del Registro Civil necesarios para probar el vínculo familiar, como certificados de nacimiento, matrimonio o defunción.

En algunos casos también se pueden requerir otro tipo de documentos, como pueden ser una copia autorizada del testamento o contrato sucesorio existente, una sentencia firme que declare su invalidez u otros documentos sobre la nacionalidad, la vecindad civil o la ley aplicable a la sucesión.

¿Cómo se tramita la declaración de herederos?

La declaración de herederos se tramita ante notario mediante un acta de notoriedad. El expediente se inicia presentando la solicitud ante el notario competente. En ella se indican los posibles herederos y se acompaña la documentación necesaria para justificar que procede la sucesión intestada.

Deben intervenir al menos dos testigos, para declarar que les constan los hechos alegados, como que el causante ha fallecido sin una disposición sucesoria eficaz y cuál es el vínculo familiar de quienes aparecen en el expediente como posibles herederos. Pueden ser parientes de la persona fallecida, siempre que no tengan interés directo en la sucesión.

En el proceso, el notario debe tratar de oír a quienes puedan tener interés en la sucesión y para ello puede practicar las pruebas que estime oportunas. También puede recabar información de registros, administraciones públicas, autoridades consulares u otros organismos cuando sea preciso comprobar datos relevantes, como la identidad, el domicilio, la nacionalidad o la vecindad civil.

Si alguno de los interesados es menor y carece de representante legal, o es una persona con discapacidad sin apoyo suficiente, el notario debe comunicarlo al Ministerio Fiscal para que se inste la designación de un defensor judicial.

Si existen dudas sobre quiénes son todos los posibles interesados, o no se sabe dónde localizarlos, el notario recabará información de los organismos competentes. Si no consigue averiguarlo, deberá publicar un anuncio en el Boletín Oficial del Estado y exponerlo en los tablones de anuncios de los ayuntamientos que correspondan. Desde la publicación del anuncio o desde la última exposición, las personas interesadas disponen de un mes para comparecer, oponerse, formular alegaciones o aportar documentos.

Tras realizar las actuaciones necesarias y esperar el plazo previsto legalmente, el notario decide si la información reunida permite tener por acreditada la notoriedad pretendida. Si considera acreditado el derecho a heredar, cerrará el acta declarando quiénes son los herederos abintestato, con sus datos de identidad y los derechos que les corresponden en la herencia.

Transcurridos dos meses desde la citación de los interesados sin que comparezca ninguna persona con derecho a heredar, o si quienes comparecen no acreditan ese derecho y el notario considera que no existe nadie llamado a la sucesión, remitirá copia del acta a la Delegación de Economía y Hacienda correspondiente. A partir de ahí podrá tramitarse, si procede, la declaración administrativa de heredero a favor del Estado o de la administración autonómica competente.

¿Qué efectos tiene el acta de declaración de herederos?

El resultado del expediente es un acta en la que se hace constar quiénes son los herederos abintestato y cuál es su posición en la herencia. Esta acta no supone, por sí misma, el reparto de los bienes del causante.

Una vez obtenida la declaración de herederos, habrá que continuar con la tramitación de la herencia. A partir de ese momento, habrá que avanzar en las siguientes fases: aceptar la herencia, formar el inventario de bienes, derechos y deudas y, cuando haya varios herederos, repartir y adjudicar los bienes hereditarios.

¿Qué puede hacer quien no esté conforme con la declaración?

Si una persona considera que tiene derecho a la herencia y no ha sido reconocida como heredera, podrá acudir al proceso declarativo que corresponda para reclamarlo ante los tribunales.

En ese proceso, el juez resolverá si esa persona debe ser considerada heredera o si la declaración notarial debe quedar sin efecto o modificarse en lo que proceda. Esta posibilidad también queda abierta para quienes no hayan podido ser localizados durante la tramitación del acta o no hayan acreditado suficientemente su derecho ante el notario.